Лекция №4. Методы управления своим временем История развития методов управления личным временем Система управления временем Бенджамина Франклина Матрица приоритетов Д. Эйзенхауэра Принцип 80/20 Вильфредо Парето

Управлять временем — трудная задача. Каждый из руководителей сталкивается с проблемой, как успеть сделать все, что необходимо. Сложно назвать деловым человека, если он не умеет ценить время. Человек, остро чувствующий ценность самого крошечного промежутка времени, успевает многое без суеты и поспешных действий. Чтобы качественно выполнять свои функции и достигать поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет времени. Необходимо отметить, что эффективным управлением собственным ресурсом времени люди начали интересоваться достаточно давно.

Условно историзм развития методов управления временем можно представить в виде четырех последовательных этапов.

Первый этап характеризуется попытками упорядочить, систематизировать все, что требует затрат времени и сил, посредством записок, памяток и т.д.

На втором появляются самые разнообразные календари, ежедневники, деловые дневники как первые попытки планирования событий и своей деятельности в будущем.

Третий, более современный этап управления временем характеризуется появлением идеи о расстановке приоритетов, ценностей, а также сравнения значимости различных дел. Кроме того, помимо ежедневного планирования активно начинают использоваться приемы и способы постановки промежуточных целей, вводится долгосрочное и среднесрочное планирование.

В настоящее же время, на четвертом этапе, стало вполне очевидным, что акцентировать внимание необходимо не на управлении только лишь временем, а на развитии навыков по управлению собой, планировании не только действий и затрат времени, а на достижении конкретных результатов. Другими словами, надо не только пытаться быть более организованными и лучше распределять ресурсы, а следует начать уважительно, по-новому мыслить о времени. Например, при управлении ресурсом времени следовало бы исходить как из принципа эффективности (использование времени должно отвечать вашим основным принципам), так и из принципа разумности (сделать больше за счет сокращения потерь времени).

К управлению временем необходимо подходить целостно, учитывая как эмоциональную и интуитивную, так и интеллектуальную и рациональную природу человека. Лучшее решение — это творческое управление с учетом душевного состояния, убеждений и индивидуальных особенностей личности.

Возможности эффективного распоряжения временем можно представить в виде следующей схемы управления временем:

1) постановка цели — время экономит высокая мотивация, устранение слабых сторон, выделение преимуществ, фиксация сроков и ближайших шагов;

2) планирование — время можно экономить на оптимальном распределении временных трат по этапам проекта и на сокращении плановых сроков исполнения задач;

3) принятие решений и установка приоритета — время экономит эффективная организация труда, решение первоочередных проблем и упорядочение дел по срокам и степени важности;

4) реализация и организация — временем управляют при помощи концентрации на значимых задачах, использования личных пиков эффективной работы, а также посредством создания эффективного индивидуального рабочего стиля;

5) анализ и контроль за выполнением результатов — контроль сокращения времени, если он сопровождается быстрой проверкой достигаемых результатов, дает позитивное ощущение «исполненного долга»;

6) коммуникация и работа с информацией — время можно экономить за счет приемов рационального или быстро чтения, умения выделить главное в информационном блоке, построить важные связи, блокировать помехи отвлекающих факторов и при эффективной организации связей и переговоров.

Среди основных методов управления временным ресурсом, способствующих решению проблемы по эффективному и разумному управлению своим временем, можно назвать систему управления временем Б. Франклина, матрицу приоритетов Д. Эйзенхауэра, временной принцип В. Парето, систему АБВ-анализа, метод «Альпы».