Система управления временем Бенджамина Франклина

Система управления временем Бенджамина Франклина основана на базовых принципах классической системы управления временем, которые предусматривают, что любая глобальная задача, стоящая перед человеком, делится на подзадачи, а те в свою очередь — на еще более мелкие подзадачи. Визуально данный процесс можно представить в виде многоступенчатой пирамиды, а применение системы — как процесс поэтапного возведения этой пирамиды.

На первом этапе человек определяет свои главные жизненные ценности, т.е. укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этапов. Это может быть материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне, благополучная семья, слава и высокий социальный статус, власть, познание, служение во имя человечества и др. Список можно продолжать до бесконечности, тем более что у каждого человека существует некое множество жизненных ценностей. А этап их определения — наиболее важный в построении пирамиды, если здесь будет допущена ошибка, то впоследствии неизбежно постигнет разочарование.

Рисунок 1 – Система Б.Франклина

Следующий этап (построение второго этажа пирамиды) — принятие решений о том, чего нужно добиться, т.е. ставится высокая глобальная цель. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны известность, власть и высокий социальный статус, то может решить, что он хочет стать президентом. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

Третий этап — генеральный план достижения цели опирается на второй и определяет, что необходимо предпринять, чтобы достичь поставленной цели. Например, для того чтобы стать президентом, надо сначала занять пост губернатора или мэра одного из крупных городов страны, иметь солидную партийную и финансовую поддержку, достойную репутацию, стать известным публике, блестящим оратором, благополучным женатым человеком, получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п.

Далее «четвертый этаж» пирамиды — построение промежуточного плана с указанием конкретных целей и сроков. Весьма важно зафиксировать, выполнению какого именно пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Еще более важно обозначить конкретный срок — если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину (напишу книгу, пойду учиться в университет)», он может тянуть годами и в результате так и не достичь цели, но если он назначает себе конкретный срок, то значительно увеличивает шансы добиться успеха. Так, если планируется стать президентом и известно, что для этого нужно иметь высшее образование, можно включить в свой пятилетний план пункт следующего содержания: «До конца 2016 г. окончить с отличием университет по направлению “Менеджмент”». Это, во-первых, даст престижное высшее образование и, во-вторых, поможет завести знакомства с важными людьми. Итак, следует составить план на ближайшие пять лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в эти годы для достижения намеченных в генеральном плане целей?» В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также отметить, какому пункту генерального плана отвечает достижение цели.

На пятом этапе составляется краткосрочный (от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Опираясь на предыдущий этап, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь цели?» Таким образом, пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт «окончить университет», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «подать документы в университет», «пройти подготовительные курсы» и т.п. Следует составить план на срок от 2—3 недель до 2—3 месяцев и, как на предыдущем этапе, указать реальные сроки с точностью до нескольких дней.

Завершающий «шестой этаж пирамиды» подразумевает планирование на конкретный день. Составляется он на основе краткосрочного плана — малые задачи решаются целиком за один день.

Например, задача «подать документы в университет» разбивается на такие подзадачи: «выяснить, какие документы и кому надо подать», «оформить необходимые документы», «предоставить документы» и «убедиться, что документы оформлены верно и приняты», каждую из которых можно назначить на какой-то определенный день.

Обычно такой план не просто составляется единовременно, а комплектуется из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель. Составляя план на день, желательно указать время выполнения каждой задачи.

Вышеперечисленные планы не являются чем-то постоянным, их рекомендуется регулярно просматривать и корректировать (например, план на день — в течение дня; краткосрочные планы —с периодичностью в 1—2 недели; долгосрочные — не реже одного раза в 4—6 месяцев; генеральный план и глобальная цель — 1 раз в год).

Предполагается, что в течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов — заняться первоочередными задачами, когда они будут решены, — перейти к второстепенным и, только если останется время, возможно, заняться делами малозначительными. Например, обязательно закончить внесение изменений в программу и передать ее заказчику, в перерыве — обязательно поздравить приятеля с профессиональным праздником, если успею — получить информацию о курсах, в свободное время — закончить статью, ответить на письма и т.д.

Если же неграмотно расставить приоритеты и в течение дня уделять внимание то одному, то другому аспекту, остро встанет вопрос о катастрофической нехватке времени, и как следствие —важные дела останутся незавершенными. Если же задача не была решена в течение запланированного дня, она переносится в план на следующий день, и если какое-то дело переносится с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным, необходимо переоценить его важность и приоритеты.
Большинство людей, применяющих систему Б. Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы — как за счет более эффективного управления временем, так и за счет четкого планирования самой деятельности. В заключение хотелось бы обратить внимание на то, что использование данного метода не вступает в противоречие с применением других методов.

Наоборот, одновременное использование системы Франклина и, например, хронометража может быть вдвойне эффективно, так как позволит взглянуть и «вперед» и «назад». Располагая общей концепцией рационального использования своего рабочего времени, вы можете начинать практическое воплощение этой деловой стратегии.