Лекция №4. Методы управления своим временем История развития методов управления личным временем Система управления временем Бенджамина Франклина Матрица приоритетов Д. Эйзенхауэра Принцип 80/20 Вильфредо Парето

В. Парето установил, что люди в социуме делятся на тех, кого он назвал «влиятельным меньшинством» и «тривиальным большинством». «Влиятельное меньшинство» составляет 20% населения, в то время как на его долю приходится 80% всего богатства.

Позднее он обнаружил, что практически любая сфера деятельности в экономике подчиняется найденному им принципу. Парето продемонстрировал его действие на множестве примеров. Так, принцип устанавливает, что 20% произведенной работы обеспечивают 80% полученных результатов. Если взять список из десяти дел, которые необходимо выполнить, то два из них окажутся по конечной приобретаемой выгоде более значимыми, чем остальные 8, вместе взятые. При этом для решения каждой из этих 10 задач может потребоваться одинаковое время. В то время как вклад в конечный суммарный результат от выполнения одной или двух из них превысит пятикратно или десятикратно относительный вклад от остальных задач. Часто бывает, что и один пункт из списка по своей значимости превышает все остальные девять.

В любом случае, пока не выполнены задачи из главных (20%), не стоит браться за выполнение задач из категории второстепенных (80%). Планируя рабочее время, вы в конечном итоге планируете будущее. Поэтому способность выбирать между важным и малозначительным может стать определяющей на пути к успеху и процветанию. Эффективные и успешные люди научились начинать работу с самой важной и значимой задачи, стоящей перед ними, в результате они всегда достигают большего, чем другие, и им чаще сопутствует успех.

Английский исследователь Ричард Кох предпринял попытку выяснить причины универсальности действия принципа Парето, согласно которому 20% преступников совершают 80% преступлений; 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия; 20% клиентов определяют 80% доходов компании; 20% номенклатуры товаров обеспечивают 80% прибыли.

Применительно к практике управления временем принципы В. Парето могут быть сформулированы следующим образом:

- 80% информации получается из 20% источников, необходимых для работы;

- 80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое потратили на всякого рода совещания и планерки;

- 20% рабочего времени обеспечивают 80% производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.

Действие метода В. Парето можно представить в виде таблицы , где зафиксирован основной принцип тайм-менеджмента.

Рисунок 3 – Принцип Парето

Полезное применение принципа В. Парето можно найти, например, и в оценке доли необходимых ресурсов, полезной информации в корреспонденции, нужных файлов на диске компьютера, в решении, какие клиенты заслуживают основного внимания, или выбрать наиболее важные виды товаров и т.д.

Данный принцип также может быть полезен при установке нормативов и заданий для работников — стоит ли поощрять их упорно добиваться «идеальных» результатов или поощрять сосредоточиваться на достижении «хороших» результатов в большем числе проектов. Если обратить внимание на дневной цикл, то, поскольку для большинства людей утреннее время самое продуктивное, не следует браться сначала за легкие, интересные или требующие минимальных затрат дела. Гораздо эффективнее — за немногие жизненно важные проблемы, а уж потом выделить время для многочисленных второстепенных. Также на основе метода Парето можно обозначить некоторые рекомендации по экономии усилий:

- определить в каждой важной для вас области, какие 20% усилий могут привести к 80% результатов;

- сконцентрируйтесь на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытайтесь повысить эффективность всех ресурсов сразу;

- достигайте высоких результатов по нескольким направлениям, а не повышайте показатели по всем направлениям;

- перепоручайте выполнение повседневной, или рутинной, работы специалистам, которые могут сделать ее профессионально;

- делайте только то, что у вас получается лучше всего, и то, что вам нравится делать больше всего;

- работайте спокойнее и меньше, ставьте перед собой только самые важные цели, при достижении которых закон 80/20 будет работать на вас, а не против вас.

Последовательное применение принципа В. Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить по категориям важности «АБВ». Итак, можно отметить, что Принцип Парето находит свое косвенное выражение в «АБВ-анализе».