Метод приоритетов, или «АБВ-анализ»

С помощью букв «А», «Б» и «В» задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью.

Задача категории «А» должна представлять собой нечто, имеющее самое важное значение на данном этапе деятельности. Нечто такое, что обязательно для реализации, иначе могут возникнуть серьезные осложнения. Если таких задач и мероприятий несколько, оценивается внутренняя приоритетность, например как «А1», «А2» и т.д. Это может быть ответственная встреча, написание отчета и др.

Задача типа «Б» определяется как та, которую следовало бы выполнить, но последствия в случае ее невыполнения не являются необратимыми. Другими словами, если не будет сделана соответствующая работа, возникнут недовольства или какие-либо лишения, но в любом случае последствия будут относительно мягкими и несопоставимыми с последствиями невыполнения задачи типа «А».

Задачей типа «В» является то, что было бы хорошо сделать, но что не влечет за собой никаких существенных последствий для работы.

Деятельность, которую можно поручить кому-нибудь другому, та работа, которую можно было бы вообще не делать, выполняемая по привычке на протяжении какого-то времени, или работа, уже потерявшая свою актуальность на сегодняшний день.

«Анализ АБВ» основывается на следующих закономерностях

Рисунок 4 – Закономерности «АБВ-анализа»

- важнейшие задачи (категория «А») составляют примерно 15% от общего количества дел руководителя, а вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;

- на важные задачи (категория «Б») приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также приблизительно 20%;

- менее важные и несущественные задачи (категория «В») составляют около 65% всех дел, а значимость их составляет всего лишь 15%.

Анализ задач по методу «АБВ» целесообразно осуществлять согласно следующему алгоритму:

1. 
   соответствующего периода времени по предложенной форме
   

Рисунок 5 – Учет задач и контроль за их исполнением

3) нумерация задач;

4) оценка задач в соответствии с категориями «А», «Б», «В»;

5) проверка и корректировка исходя из первоочередности задач категории «А» временного плана на соответствие значению задач выделенного вами бюджета времени:

а) 65% запланированного времени (около 3 часов) — задачи «А»;

б) 20% запланированного времени (около 1 часа) — задачи «Б»;

в) 15% запланированного времени (около 45 минут) — задачи «В»;

6) самостоятельное выполнение задач категории «А», которые не подлежат перепоручению;

7) оценка дел категорий «Б» и «В» на возможность делегирования, или перепоручения, самых маловажных задач, при этом оставляя за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задач.

Согласно выводам «анализа АБВ», установление приоритетов основное правило эффективной техники личной работы менеджера. Необходимо осознавать, что вы не все можете и не все должны делать; устанавливайте приоритеты и начинайте с важнейших дел, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта.